С целью планирования профилактических прививок в организациях здравоохранения проводится учет детей в возрасте до 18 лет (в разрезе по каждому году рождения) 2 раза в год (в июне и декабре), с учетом миграции детского населения и регистрации новорожденных, а также вновь прибывших и выбывших детей. Учет взрослого населения проводится 1 раз в год (в декабре). Данные учета детского и взрослого населения фиксируются в «Журнале учета детского населения» или «Журнале учета взрослого населения» организации здравоохранения. Даты проведенных переписей и количество детей проставляются в конце страницы, отведенной для учета населения каждого года рождения.
Перспективный план профилактических прививок на год составляется участковыми педиатрами (терапевтами) один раз в год (в декабре) согласно возрастному составу населения и картам профилактических прививок (форма №063-у) в соответствии с действующим календарем профилактических прививок и представляется в районные (городские) центры гигиены и эпидемиологии (ЦГЭ) до 5 января. ЦГЭ представляют план профилактических прививок в областные центры гигиены, эпидемиологии и общественного здоровья (облЦГЭиОЗ) и Минский городской центр гигиены и эпидемиологии (Минский горЦГЭ) до 10 января, которые, в свою очередь, представляют план в ГУ «Республиканский центр гигиены, эпидемиологии и общественного здоровья» (ГУ РЦГЭиОЗ) до 15 января ежегодно.
План профилактических прививок в течение года корректируется с учетом родившихся детей на 1 июля текущего года и 1 января следующего года и с учетом количества детей, прибывших в школы и другие учреждения образования, на 1 сентября текущего года и представляется в вышестоящие организации в течение 15 дней.
Даты проведения профилактических прививок конкретным лицам определяются участковым врачом-педиатром (терапевтом) в конце каждого месяца согласно индивидуальным картам профилактических прививок (форма №063-у). Фамилии детей (взрослых), которые подлежат очередной прививке, заносятся в «Журнал месячного планирования и учета профилактических прививок» в соответствии с календарным сроком прививки.