Новые виды деятельности лабораторий потребовали частичной их автоматизации в пределах ЛИС и совместимости ЛИС со специализированными бухгалтерскими, складскими, кадровыми и др. системами.
Приобретение реактивов, калибраторов, контрольных материалов и расходных материалов составляет значительную долю расходов любой КДЛ, в зависимости от ее предназначения - от 20 до 50% всех операционных расходов. В связи с этим, оптимизация снабженческой деятельности КДЛ и ведение правильного учета расходуемых материалов может заметно улучшить финансовые показатели лаборатории. Опыт коммерческих лабораторий Западной Европы показывает, что при снижении этих затрат на 10% вполне реально увеличение прибыльности КДЛ на 10-20%. Вместе с тем, большинство российских КДП не использует
этот относительно простой рычаг для повышения прибыльности и весьма недальновидно относится к сфере снабжения. В мировой практике накоплен огромный опыт оптимизации этой деятельности.
Рост объемов продаж лабораторных услуг КДЛ и качественное удовлетворение потребностей пациента во многом зависят от состояния обеспечения технологического процесса производства лабораторных анализов необходимыми расходными материалами. Если КДЛ постоянно испытывает сбои в поставках реактивов, ей трудно рассчитывать на рост продаж анализов; когда контрольные материалы, калибраторы поступают нерегулярно, качество исследований невозможно поддерживать на высоком уровне и удовлетворять запросы пациентов в качественных результатах анализов.
В связи с этим особую актуальность приобретают следующие задачи:

• определение норм потребления реактивов, калибраторов, контрольных материалов и другого расходного материала для каждого вида анализов;
• ежедневный учет количества выполненных исследований по тестам;
• формирование помесячных заявок на реактивы и расходные материалы;
• получение, учет и контроль использования реактивов и расходных материалов.

Реальное решение перечисленных задач возможно только с применением ЛИС. Именно уровень развития информационных технологий в КДЛ в настоящее время определяет эффективность обеспечения реактивами, расходными материалами, бесперебойность снабжения, учет расходования материалов, необходимых для производства анализов и, соответственно, себестоимость анализов и коммерческий успех лаборатории.
Отправная точка решения этих практических задач - уровень автоматизации документооборота и обработки данных, именно от этого зависит возможность КДЛ качественно планировать и контролировать закупки. КДЛ, использующие в своей работе такие возможности ЛИС, значительно повышают свои шансы ускорить процесс работы со всеми потоками информации и наладить эффективное взаимодействие с потребителями лабораторных услуг и поставщиками реактивов и расходных материалов.
Следующая отправная точка - система планирования. Для правильного подсчета необходимого расходного материала, обеспечивающего производства анализов, нужно исходить из их количества и вида за определенный период. При этом необходимо учитывать количество реально проведенных исследований. Расчет потребности в расходных материалах необходимо вести по программе реального производства каждого вида анализов с учетом запасов расходных материалов на складе КДЛ, не допуская их накопления.
Существенные погрешности в определении необходимого объема закупок - основная причина всех проблем снабжения КДЛ, прямые следствия этого известны подавляющему числу заведующих КДЛ: завышенные запасы, финансовые средства, отвлекаемые из оборота, и необоснованно высокие затраты на хранение. Кроме всего прочего, погрешности в определении необходимого объема закупок являются условием для постоянного аврала в работе КДЛ. А он (аврал), в свою очередь, есть ни что иное, как благодатная почва для злоупотреблений - на аврал можно списать и завышенные цены, и необоснованные предоплаты, и ошибочные закупки того, что уже лежит на складе.
Следует упомянуть и о нормах расхода реактивов, контрольных материалов, калибраторов и другого расходного имущества для производства каждого вида анализов в КДЛ. Если они неадекватны, ни одна продвинутая информационная
система, ни отработанная до совершенства система планирования работать не будут. По своей сути нормы расхода можно сравнить с набором хромосом, определяющих жизнеспособность организма (в данном случае предприятия). Если закрадывается ошибка на генетическом уровне, организм быстро погибает - природа распорядилась именно таким образом.
Однако не все так страшно, как может показаться любому заведующему КДЛ при упоминании о нормах расхода. Ведь ЛИС и призваны помочь решить эту проблему. Если в течение всего времени вводить в ЛИС весь расходный материал, определенным кодом привязывая его к конкретному виду анализа, то со временем накопится достаточный объем информации для расчета реальных норм расхода и реактивов, и контрольных материалов, и калибраторов, и другого расходного материала на каждый вид анализа.
В связи с этим, важнейшим компонентом в системе управления материальными ресурсами КДЛ является правильная организация учета реактивов и расходного материала на складе. Порядок в складируемых запасах должен начинаться, прежде всего, с организации системы их правильных наименований.
На этом принципе основан учет наличия и движения запасов. Его бич - сдвое- ния. Сдваиваться могут отдельные позиции, например, набор реактивов для определения креатинина может поступить из одной и той же фирмы под разными названиями, а с разных фирм - с разными каталожными номерами. И соответственно, в бухгалтерии будут числиться на разных страницах учета. Для реактивов и расходного материала имеет значение не только вид, но и разнообразие его характеристик (марка, размеры, каталожный номер и т.п.). А их кодификацию и наименования отдают на откуп сотрудникам бухгалтерии, которые ничего в этом не понимают. Так и появляется множество названий для одного набора.
Понятно, что каждое задвоение увеличивает хаос: начиная с ошибочных и преднамеренных закупок того, что уже есть, заканчивая мучительной инвентаризацией и составлением актов сверок. Добавим сюда потери времени на ввод самих карточек, на поиск ошибок и их устранение.
Стандартный путь, позволяющий избежать сдвоения - формирование справочника-классификатора реактивов и расходного материала при создании ЛИС, где шестизначным кодом обозначаются классы, подклассы, группы, подгруппы и виды реактивов и расходного материала. Каждой КДЛ требуется набор внятных принципов словесного обозначения и кодирования товарно-материальных ценностей. Основным "маркером" наборов реактивов и расходного материала при регистрации поступления на склад, безусловно, является каталожный номер набора. Однако помимо этого, при разработке ЛИС обязательно необходимо "привязать" все наборы реактивов, калибраторы, контрольные материалы и расходный материал к видам исследований. Только в этом случае удается избежать сдвоения и завышения запасов на складе. В конечном итоге правильная система поступлений на склад сама по себе приводит к экономии финансовых средств КДЛ на 7-11 % ежемесячно.
При ведении учета поступающих реактивов, калибраторов, контрольных материалов и расходного материала в ЛИС можно регулярно получать отчеты о запасах. Эти отчеты представляют собой обобщенные сведения об остатках запасов на дату составления отчета или о движении запасов за отчетный период (день, неделя, месяц, квартал, год). Отчеты группируют запасы по самым разным информационным блокам - по видам продукции, по производственным подразделениям КДЛ (например, биохимия, бактериология) и т. д. и содержат следующую информацию:

• наименование реактивов;
• дату изготовления;
• срок годности;
• себестоимость единицы запасов;
• каталожный номер набора, партии;
• единицу измерения запасов;
• местонахождение запасов;
• общее количество на складе;
• заказанное(зарезервированное)количество;
• ожидаемые поступления;
• количество некондиционных наборов (например, с отсутствующим калибратором);
• количество наборов, не пользующихся спросом;
• количество наборов с истекающими сроками годности;
• местонахождение и движение запасов наборов;
• минимально допустимые объемы запасов реактивов, калибраторов, контрольных материалов и расходного материала;
• уровень "омертвления" запасов (объем запасов, по которым не было движения за отчетный период) и т. д.

Кроме того, наличие справочника-классификатора в ЛИС КДЛ позволяет гораздо успешнее решать и проблему контроля закупочных цен.
В контроле закупок все и вся вертится вокруг цен. Излюбленный способ контроля закупочных цен - поручение этой функции планово-экономическому отделу или создание специализированного структурного подразделения. В подавляющем большинстве случаев это сводится лишь к тому, что группа сотрудников ведет поиски информации в бумажных ценовых справочниках (например, "Прайс"), а также в Интернете, и на основе найденных сведений выносит вердикты на предоставленных снабженцами счетах. При этом даже минимальная проверка собранных сведений (цены, наличия товара на складе и поставщика в природе) методом простого телефонного звонка - большая редкость.
Справочник-классификатор позволяет при выборе поставщика реактивов и расходных материалов учитывать целый ряд характеристик набора реактивов (например, объем реактивов, срок годности и т.д.), что оказывает существенное влияние на закупочную цену, а также упрощает контроль за ценами на основании сравнения с ценами ранее приобретенных наборов.
Управляя материальными запасами КДЛ, приходится делать выбор между большим объемом запасов (обходится дороже) и малым объемом (есть риск возникновения дефицита плюс расходы на частое пополнение складов). Можно избежать этой дилеммы и сократить стоимость поддержания запасов.
Содержание материальных запасов в КДЛ требует финансовых затрат. Это расходы на складирование и процент по неиспользуемым запасам. Альтернативная стоимость капитала, омертвленного в запасах, бывает порой очень велика. Вместе с тем, если возникнет дефицит реактивов и расходных материалов, начнутся проблемы со стабильностью производства лабораторных исследований, и потребуются дополнительные расходы на срочное пополнение запасов. К тому же, наличие запасов позволяет быстрее выполнять заказы клиентов.
Вместе с тем, заведующим КДЛ необходимо понимать, что сокращение запасов обеспечивает рост прибыли.
Решение о величине материальных запасов (или о времени заказа на пополнение запасов) зависит от соотношения между стоимостью запасов и издержками, возникающими из-за их дефицита (нужно также учитывать возможность экономии на размере закупок).
Решение о размерах материальных запасов в КДЛ определяется соотношением между стоимостью запасов и потерями из-за их нехватки. Таким образом, управляя запасами, нужно уметь сбалансировать стоимость запасов и потери от их недостачи, от использования субститутов или передачи заказов субподрядчикам. О важности управления материальными запасами в КДЛ свидетельствует следующий пример.
В 1991 г. компания Campbell Soup попыталась изменить традиционную для отрасли систему оптовых скидок. В периоды рекламного снижения оптовых цен предприятия розничной торговли закупали примерно трехмесячный запас продукции. Это, естественно, приводило к неравномерности загрузки производства. Чтобы сгладить колебания сбыта, компания создала программу "Непрерывное пополнение розничных запасов" для поддержания постоянно низких цен. Для управления запасами своих оптовых и розничных покупателей компания использовала мощный компьютер 3090. Розничные предприятия каждое утро передают информацию о состоянии запасов по электронным каналам связи на компьютер компании Campbell, который к 2 часам дня оформляет соответствующие заказы. Отправка заказов производится на следующее утро. Анализ информации о запасах у предприятий торговли и размещение заказов осуществляет компьютерная программа. Благодаря этому компания получила возможность снабжать своих потребителей чаще и более мелкими партиями, что уменьшает потребность в складских площадях для самой компании Campbell и ее клиентов и снижает процент ошибок в оформлении заказов. К 1996 г. программа управляла 30% всех запасов и обеспечила снижение годовых расходов на управление запасами на 60 млн. долларов (HalperM., 1993).
Современная ЛИС для управления материальными ресурсами КДЛ должна обеспечивать:

• поддержку штрих-кодирования для наборов реактивов, калибраторов, контрольных материалов и расходного материала;
• поддержку множества каталогов издержек;
• связь и группировку издержек и услуг (лабораторных тестов);
• наличие взаимосвязанной модели учета услуг, тестов и ресурсов.

Идеальный алгоритм управления материальными ресурсами КДЛ включает:

1. В течение месяца:

• КДЛ получает приходы товара из внешней системы 1C;
• на рабочих местах лаборанты обеспечивают учет расхода товара с помощью

штрих-кода.

2. В ежедневном режиме

• заведующий КДЛ следит за критическими остатками;

3. До конца отчетного периода:

• заведующий КДЛ связывает издержки с услугами.

Таким образом, современная ЛИС должна обеспечивать экспорт сведений о материальных ресурсах лаборатории с последующим их импортом в основные учетные системы.